SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA XEROX CORPORATION

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) pada Xerox Corporation

Antara tahun 1970 hingga 1980 pendapatan perusahaan peralatan fotokopi AS mengalami penurunan dari 95% menjadi hanya 45%. Penurunan ini disebabkan persaingan hebat dari perusahaan Jepang yang memiliki modal, sumber daya dan teknologi yang tangguh sehingga dapat menjual peralatan pada tingkat biaya manufaktur Xerox. Kenyataan ini benar-benar disadari telah kehilangan pangsa pasar yang sangat signifikan dan mengharuskan Xerox memformulasikan kembali strategi bisnis yang telah dijalankan.
Xerox berusaha membenahi diri dalam kompetisi ini dengan mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan dan strategi baru yaitu : mengubah budaya perusahaan, dengan tujuan : memberikan kekuatan kompetitif pada perusahaan dan merebut pangsa pasar yang hilang. Rencana revitalisasi tersebut diwujudkan dalam strategi kualitas atau Leadership through Quality (LTQ).

1. Mekanisme Penerapan SPM

Mekanis penerapan SPM dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem Pengendalian Manajemen memerlukan mekanisme penerapan sebagaimana gambar di atas

a. Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan dan divisi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan
Pada Xerox secara struktur organisasi terdiri dari :
- divisi bisnis (9 divisi) bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen wilayah-wilayah bisnis produk Xerox di dunia, yaitu pengembangan manufaktur produk dan mengelola bisnis
- dan divisi operasi-operasi konsumen (3 divisi), menyediakan penjualan, jasa dan pelayanan administrasi konsumen
- kelompok Corporate Strategy Service, memberikan dukungan tertulis dalam kontrak kepada divisi-divisi bisnis. Divisi bisnis Xerox masuk dalam kelompok ini jika pada fasilitas pengembangan/manufaktur menghasilkan setidaknya 90% dari output untuk kelompok bisnis tertentu.
- Joint Venture dengan Rank dan Fuji Film Jepang, yang masing-masing memiliki manufaktur dan divisi bisnis yang terpisah dengan Xerox.

b. Manajemen Sumber Daya Manusia
Melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promoasi dan pemecatan karyawan serta mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan strategi organisasi.
c. Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implicit membimbing tindakan karyawan.
Pada Xerox LTQ ditetapkan sebagai budaya dalam perusahaan yang merupakan arahan bagi manajer maupun karyawan dalam bekerja.
d. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang digunakan.

2. Mulai tahun 1946 hingga 1973 pertumbuhan penjualan pertahun melebihi 25% sedang pertambahan pendapatannya melebihi 35%, sebagaimana ulasan Keuangan Xerox. Walaupun Xerox memiliki tujuan financial yang ditunjukan dengan kemajuan penjualan dan pendapatan, Xerox juga mempunyai tujuan non financial yang kinerjanya dapat diukur, yaitu :
- jumlah penginstalan mesin per jenis mesin
- jumlah konsumen per wilayah
- rata-rata pengiriman tepat waktu
- tingkat waktu respon untuk jasa
- tingkat kepuasan konsumen
- motivasi karyawan

3. Untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih setelah mendapatkan persaingan yang hebat tahun 1980, manajemen perusahaan perlu mengendalkan informasi (bisnis) terutama yang bersifat non potensial yang dapat dijadikan dasar yang kuat bagi pertimbangan strategi baru atau untuk menigkatkan kinerja perusahaan dalam persaingan. Dalam sejarah Xerox menggunakan strategi patok duga sebagaimana yang telah dilakukan Jepang terhadap produk Xerox. Xerox membeli mesin copy Jepang dan menganalisa melalui “rekayasa balik”. Xerox memahami bagaimana melakukan peningkatan besar dalam keandalan dan biaya mesin copy dari Jepang.
Perusahaan juga menanyakan pertanyaan lebih jauh mengenai kualitas sumber daya yang dimiliki :
- Apakah ilmuan dan insinyur Xerox adalah yang terbaik dalam bidang masing-masing?
- Apakah pemasaran, tenaga penjual dan praktisi Xerox adalah yang terbaik di dunia?
Pertanyaan ini direspon sangat baik oleh menejemen perusahaan dalam LTQ yang didalamnya terdapat tolok ukur kompetetif dan praktek-praktek yang terbaik.
Cakupan patok duga ini walau pada mulanya terpusat pada penelitian mengenai barang dan jasa, diperluan terhadap proses kerja, fungsi staf, kinerja organisasi dan keluruhan proses penyampaian nilai, sebagaimana patok duga yang dilakukan Xerok terhadap perusahaan L.L Bean.

Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Dari gambaran SPM Xerox tersebut terdapat unsure-unsur kunci atau aspek yang membuat SPM Xerox bekerja dengan baik, yaitu :

1. Keselarasan tujuan (goal congruen)
Kenyataan akan kehilangan pangsa pasar yang signifikan mengharuskan Xerpx memformulasikan kembali strategi dengan tujuan perusahaan agar merebut kembali pangsa pasar yang telah hilang. Setiap anggota organisasi dalam Xerox secara pribadi memiliki tujuan tersebut yang diwujudkan dalam setiap operasi bisnis Xerox. Dengan begitu terdapat keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan.

2. Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi

3. Adanya ukuran kinerja financial dan non financial

4. Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi yang telah ditetapkan sebelumnya

Kecenderungan terakhir yang lebiih berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen

Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa pasar yang hilang dengan mengembangkan budaya melalui LTQ. Laporan tahunan telah menunjukkan sebagian keberhasilan tersebut.
Selain itu Xerox telah berhasil dengan SPM yang dijalankan, ternyata kecenderungan terakhir yang berpengaruh terhadap perusahaan pengendalian manajemen adalah :
1. peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan adanya jalinan kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi dan keuangan.
2. mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam pelaporan , tanpa mengurangi nilai informasi. Operasi-operasi individu dilakukan dengan tetap menghasilkan data yang dibutuhkan walaupun terdapat penurunan atas persyaratan dan intensitas pelaporan perusahaan dan standarisasi terhadap format laporan. Dan hal ini memberikan pengurangan yang signifikan terhadap jumlah orang yang tidak terlibat langsung dalam proses manajeman.
3. Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang dapat dijalankan oleh para manajer/pengendali unit.


Pentingnya budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox

Budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox nampak pada beberapa hal :

1. LTQ sebagai prinsip dasar strategi kualitas yang berorientasi konsumen merupakan panduan bagi organisasi maupun individual dalam bekerja. LTQ ini senyatanya telah berhasil diimplementasikan secara individu sehingga secara keseluruhan dalm organisasi telah menjadi suatu budaya perusahaan.

LTQ mensyaratkan keterlibatan karyawan, tolok ukur kompetitif dan proses peningkatan kualitas. Hal ini diimplementasikan dalam target-target yang akan diraih dan selanjutnya dilakukan pengukuran keberhasilannya. Budaya organisasi dapat benar-benar terwujud pada Xerox karena LTQ telah dapat dilaksanakan secara konsisten oleh setiap individu.

2. Budaya informal dalam system pelaporan yang dikembangkan dalam komunikasi yang jujur, terbuka dan informative. Pembicaraan ini melibatkan semua pengendali unit operasional, sehingga benar-benar dapat diketahui masalah-masalah operasional dan keuangan. Pelaporan informal ini memberikan pengaruh yang besar dalam budaya perusahaan dan memberikan manfaat bagi Xerox secara keseluruhan yaitu :
- timbulnya sikap saling percaya
- penambahan pengetahuan dan praktek-praktek bisnis
- adanya koordinasi dan pemecahan masalah

Dari kedua hal tersebut, dapat dikatakan dalam budaya LTQ ini semakin intensif karyawan terlibat dalam proses pengendalian manajemen, semakin membawa pengaruh baik dalam perusahaan selama kepribadian individual tertanam dengan budaya LTQ, Dengan demikian terlihat betapa pentingnya budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian.

0 komentar:

Poskan Komentar

Web kami yang lain